Uno de los principales problemas de las empresas es conseguir ser productivos, gestionar proyectos y no invertir miles y miles de horas en ello. En este post os resumo las herramientas y recursos digitales que yo utilizo en mi proyecto para ganar horas a mi agenda, desde la  gestión de tareas a planificación de mi día a día. ¿Empezamos?

Ser más productivo en tu negocio

Muchos de los emprendedores con los que trabajo me confiesan que su principal enemigo es la falta de tiempo, pero yo creo que es la falta de planificación. ¿Cuántas herramientas o recursos digitales utilizáis  en vuestro día a día para ser más productivos en vuestros negocios? Se trata de saber utilizar las que realmente aporten agilidad a vuestros procesos, no de integrarlas porque hayais oído hablar de ellas. Plantéate siempre qué valor te aportan.

Algunas pautas que pueden ayudarte para saber si las herramientas que utilizas te están aportando valor son:

• Me ahorran tareas de manera automática que de otra manera tendría que realizarlas yo manualmente
• Me ayudan a planificar mis proyectos: sé perfectamente cuáles están en proceso, cuáles pendientes de revisión, cuáles terminados y facturados, etc.
• Me proporcionan un retorno que puedo calcular, por ejemplo, nuevos seguidores en redes sociales, nuevos leads en campañas de email marketing, solicitudes de entrevista con posibles clientes, etc
• Me dejan tiempo para dedicarme a tareas y proyectos por los que puedo facturar

¿Habéis entendido lo que quiero decir, no? Eso es, lo que para mí, significa ser más productivo. Y una vez dicho esto, os concreto las que utilizo yo.

Recursos y herramientas

Organizadas por temas y tareas:

Convertidor de archivos ¿Cuántas veces perdéis el tiempo intentado convertir un archivo de un formato a otro? De PDF a Word, de Mp3 a AVI, de vídeo a audio, de power point a pdf, y así un largo etcétera. Pues esto se acabó,  Convertio es una herramienta que te permite convertir  imágenes, documentos, fuentes, libros electrónicos, audio y vídeo.  En mi día a dia suelo utilizarla bastante, pero en el mercado hay más. También me gusta Convert, pero insisto, pruébalas y quédate con la que más se adapte a tus necesidades.

Herramientas digitales para ser más productivo en tu negocio

Diseño gráfico e Imágenes. Tener una buena presencia es básico para tu negocio online y redes sociales. No hace falta que seas un experto en diseño, con estas herramientas, además, podrás crear material corporativo para tu empresa como flyers, newsletters, cartas de presentación, etc. Te aconsejo que sigas una línea corporativa coherente que se identifique con tu negocio o proyecto y a partir de aquí ponte a crear.

Tienes herramientas gratuitas y de pago, y muchas de ellas combinan versión freemium y premium. A mí me ha salvado más de una vez Canva.  Su propio claim dice que «diseñar nunca fue tan fácil» y es cierto. Lo más práctico es que puedes realizar diseños para tus redes sociales con las medidas ya ajustadas para cada una de ellas, sin volverte loco luego para cuadrarlas. Así tienes para cabeceras y post de Facebook, Pinterest, Instagram y Pinterest.

Pero recientemente he descubierto Desygner y ¡¡me encanta!.

De hecho, estoy en plena fase de renovación de mi perfil en Instagram y esta herramienta te permite cosas chulísimas, especialmente, para crear tu identidad corporativa en las historias destacadas. ¡Prometo un tutorial!

En cuanto a banco de imágenes hay muchos. Yo utilizo bastante Pixabay , Depositphotos y Adobe Spark.

Planificar tareas y proyectos  si quieres tener una panorámica del estado de tus tareas y trabajos te recomiendo Trello . Es un tablero colaborativo en el que verás el proceso de tus proyectos como tareas pendientes, en curso y finalizadas. Puedes añadir a colaboradores, comentarios, subir archivos, sincronizar tu tablero con Dropbox o con Drive, añadir etiquetas, fechas de vencimiento, etc.

Google Drive es mi favorito para subir todas mis presentaciones y archivos en la nube, aunque también utilizo Dropbox pero me decanto por la plataforma de Google. ¿Razones? En Drive, además puedes crear documentos y sincronizar carpetas con hojas de Excel.  Ideal para diseñar presentaciones corporativas.

Redes Sociales y Comunicación online. En este apartado es fundamental contar con herramientas que hagan el trabajo por vosotros y que te faciliten vuestro día a día. Os comento las que yo utilizo:

• Para programar contenido: Hootsuite, Buffer, BlogsterApp, yo utilizo indistintamente las tres, según para qué cosas, pero la que más me gusta en Buffer.
• Para automatizar contenido desde otras webs: Dlvr.it, IFTTT, Metricool aquí me decanto por Dlvr.it porque te permite más opciones de configuración a la hora de programar contenido.
• Para volver a publicar fotos y vídeos (propios o de otros usuarios) en Instagram, reconociendo la autoría del original Repost.

  En este tutorial te hablo de cómo automatizar tu contenido en Redes Sociales. Descubre las herramientas que te propongo y aprende a utilizarlas para tu negocio.

En cuanto a envíos de campañas de correo electrónico y newsletters, utilizo desde hace años Mailchimp. De momento, se adapta bastante bien a mi proyecto y con sus últimas integraciones puedes sincronizar tu tienda online, tus campañas de google y facebook ads, etc. Lo más atractivo para mí es la posibilidad de hacer automatizaciones para secuencias de emails y nuevos leads. Esto también lo dejo para otro tutorial 🙂

CRM para estar al día con tu facturación.Más allá de la hoja de Excel para llevar al día tus cuentas, hay software de gestión y contabilidad para empresas que te permitirán tener una visión más amplia de tu negocio Yo me siento muy cómoda utilizando Holded, no sólo por lo intuititvo que es, además, porque permite integraciones con Mailchimp, Dropbox, Zapier, Google Calendar, etc. Y lo más importante, te calcula de manera automática los impuestos

Formación online

Muchas de las herramientas que os he mencionado son muy intuitivas, otras, no tanto. Necesitan un entrenamiento, un periodo de rodaje para probar la herramienta y ver qué es lo que aporta en tu negocio.

Déjame que te cuente una cosa: es muy poco práctico proponerte estar al día en estas cuestiones. Tu curva de aprendizaje puede ser muy alta pero tu tasa de conversión muy baja. Todo el tiempo que empleas en conocer un campo, una herramienta, una interfaz se verá rápidamente superada y tus carencias seguirán siendo las mismas.

Si realmente quieres formarte para conocer estos recursos y herramientas y ver cómo tu negocio despega, te invito a que te pases por mi página de recursos para estar al día de actualizaciones y novedades.

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Deja de malgastar tu tiempo, probando herramientas para saber lo que aportan a tu negocio y si realmente te compensa adoptarlas. Con estos recursos intento ahorrarte tiempo y ampliar tu “kit de conocimiento”. ¿Comenzamos?